Przeprowadzka firmy – jak zaplanować i zorganizować? Ponieważ firma rozwija się dynamicznie, zawsze znajdzie się czas na przeprowadzkę, taką jak wynajęcie większego biura lub ogólnodostępnej powierzchni, takiej jak magazyn. To największe wyzwanie logistyczne. Jednak dobrze zaplanowana przeprowadzka firmy nie jest tak straszna, jak się wydaje.
Powiadomimy pracowników
Zakładając, że mamy już miejsce docelowe do przeprowadzki iw związku z tym ustaliliśmy indywidualne warunki najmu lub zakupu zupełnie nowego lokalu, pierwszą rzeczą, którą musimy zrobić, to powiadomić o tym wszystkich pracowników. Pracownicy często już podejrzewają, że szykuje się zmiana siedziby firmy, ale nigdy nie jest dobrze przekazywać informacje na ostatnią chwilę, przed przeprowadzką. Około 2-3 miesiące przed przeprowadzką powinniśmy zorganizować spotkanie, na którym damy szansę załodze na oswojenie się z zupełnie nową rzeczywistością. Musimy być przygotowani na to, że niektórzy z naszych pracowników mogą nas powiadomić. Nawet jeśli firma przenosi się daleko od dotychczasowej lokalizacji, dojazd do nowego miejsca pracy może być dla niektórych osób bardzo uciążliwy lub nieopłacalny.
Na tym etapie powinniśmy zorganizować spotkanie dla naszych pracowników, ale w nowej siedzibie. Ludzie powinni mieć możliwość zobaczenia siedziby. Podczas tej sesji mają okazję poznać wszystkie pozytywne aspekty zmiany miejsca pracy. Z pewnością ułatwi to pracownikom zaakceptowanie nowej sytuacji.
Wyznaczmy osobę odpowiedzialną za przeprowadzkę
W przypadku przeprowadzki naszego biura, siedziby lub firmy z pomocą firmy przeprowadzkowej, należy ograniczyć się do samego transportu, wniesienia wszystkiego i ewentualnie pomocy w spakowaniu mebli. Resztę możemy przekazać naszym pracownikom. Cokolwiek to jest, pracownicy doskonale znają biuro i dokładnie wiedzą, jak podejść do zadań. Podczas wspomnianego już spotkania poinformujemy o tym posunięciu, a także wyznaczymy personel do pomocy w tym procesie.
Do zadań wyznaczonych pracowników należeć będzie: znalezienie dobrej firmy przeprowadzkowej, koordynacja pakowania biura, zabezpieczenie kosztowności, a jeden z pracowników powinien być odpowiedzialny za najważniejsze dokumenty firmy
Czas przeprowadzki musi być dobrze przemyślany
Przeprowadzka firmy nie jest procesem jednodniowym. Jest to fizycznie niemożliwe. Podczas gdy czas wysyłki samych przedmiotów będzie krótszy, rozpakowywanie w nowej siedzibie nie będzie już tak łatwe i szybkie. Nie wspominając już o tym, że nie możemy spodziewać się wysokiej produktywności w pierwszych dniach, a czasem nawet pierwszych tygodniach przeprowadzki do nowej firmy. Ta wydajność jest stosunkowo słaba.
Dlatego sezon wakacyjny prawdopodobnie będzie najlepszym czasem dla firmy przeprowadzkowej. Podczas gdy niektórzy ludzie są na urlopach, firma pracuje w tym czasie znacznie mniej niż zwykle. Musimy też wyznaczyć termin, po którym żadne nowe projekty nie będą przyjmowane. Około 3 dni przed przeprowadzką i kolejne 3 dni po przeprowadzce powinny być wolne. Cała firma powinna skupić się na tej nowej rzeczywistości.
Zaangażujmy wszystkich pracowników w pakowanie
Jeśli przeprowadzka dotyczy typowego biura, z pewnością dobrym pomysłem jest, aby każdy pracownik spakował swoje miejsce pracy na dzień lub dwa przed planowanym transportem. Pracownik, który sam spakuje swoje biuro, prawdopodobnie najlepiej wie, jak to zrobić bezpiecznie, a w nowym biurze szybciej zorganizuje swoje miejsce pracy, bo dokładnie wie, gdzie co jest.
Uważamy na kosztowności
Przeprowadzka jest trudna, ponieważ zgromadzony majątek jest znacznie większy niż przeprowadzka prywatnie. Duży procent przedmiotów stanowią urządzenia elektroniczne. Dlatego sami powinniśmy zająć się ich pakowaniem. Zanim jednak to zrobimy, powinniśmy zaopatrzyć się w folię stretch, dużo folii bąbelkowej, rolki taśmy, kartony o różnej pojemności, kulki styropianowe czy stare gazety, które posłużą do wypełnienia ubytków w pudełkach.
Pamiętaj, aby dodatkowo owinąć elektronikę folią bąbelkową, a następnie całość owinąć folią stretch. Sprzęt biurowy o mniejszych gabarytach z powodzeniem można zapakować w kartony. Jednocześnie pamiętajmy, aby ich nie przeciążać. Poza tym zawsze zaklejamy kartony taśmą. Szczególnie na dole pudełka spróbuj wypełnić pudełko gazetami lub kulkami styropianowymi. Każdy karton powinien być również dokładnie opisany iw razie potrzeby wyraźnie oznaczony na wierzchu kartonu.
